คู่มือ HR: 4 ทริค การคัดเลือกพนักงานใหม่ ให้ได้ประสิทธิภาพ

ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน การสรรหาและรักษาพนักงานที่มีความสามารถเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดต่อความสำเร็จขององค์กร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขั้นตอนของการ การคัดเลือกพนักงาน ที่มีประสิทธิภาพและแม่นยำขึ้น ไม่เพียงแต่ช่วยให้ได้คนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานเท่านั้น แต่ยังช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง และเพิ่มผลผลิตโดยรวมขององค์กรได้เป็นอย่างดี

บทความนี้ AppMan มีคู่มือ HR ดี ๆ ที่ช่วยให้ การคัดเลือกพนักงาน ใหม่มีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมรู้ 4 ทริกสำคัญที่จะช่วยให้เจ้าหน้าที่ HR ได้พนักงานที่ใช่และตรงตามที่องค์กรต้องการมาฝากทุกคนกัน

ความสำคัญของ การคัดเลือกพนักงาน ที่มีประสิทธิภาพ

หลายคนอาจสงสัยว่า ทำไมการคัดเลือกพนักงานจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพราะการเลือกพนักงานที่ดีเป็นรากฐานที่มั่นคงสำหรับองค์กรที่ต้องการเติบโตอย่างยั่งยืน พนักงานที่มีความสามารถและเหมาะสมกับตำแหน่งงานจะสามารถ

• เพิ่มผลผลิต: พนักงานที่มีทักษะและความรู้ที่ตรงกับงานจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสร้างผลงานที่มีคุณภาพ

• ลดอัตราการลาออก: เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตนเองเหมาะสมกับงานและวัฒนธรรมองค์กร พวกเขามีแนวโน้มที่จะอยู่กับองค์กรในระยะยาว ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่

• สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี: การคัดเลือกพนักงานที่มีค่านิยมและทัศนคติที่สอดคล้องกับองค์กรจะช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรให้เข้มแข็งและเป็นเอกภาพ

• เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน: องค์กรที่มีพนักงานที่มีความสามารถสูง ย่อมมีความได้เปรียบในการแข่งขันในตลาด

ผลกระทบของ การคัดเลือกพนักงาน ผิดพลาดต่อองค์กร

ในทางตรงกันข้าม การคัดเลือกพนักงานที่ผิดพลาดอาจนำมาซึ่งผลกระทบด้านลบมากมายต่อองค์กร เช่น

• ผลผลิตลดลง: พนักงานที่ไม่เหมาะสมกับงานอาจทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ หรือสร้างผลงานที่ไม่มีคุณภาพ

• ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น: การลาออกของพนักงานที่เกิดจากการเลือกพนักงานที่ไม่เหมาะสม ทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่

• ขวัญกำลังใจของพนักงานลดลง: เมื่อพนักงานเห็นว่าองค์กรคัดเลือกพนักงานที่ไม่เหมาะสมเข้ามาทำงานร่วมกับพวกเขา อาจทำให้ขวัญกำลังใจและแรงจูงใจในการทำงานลดลง

• ภาพลักษณ์องค์กรเสียหาย: หากองค์กร​ได้พนักงานที่ไม่เหมาะสม ซึ่งยังไม่ผ่านการเช็คประวัติอาชญากรรม และได้ก่อเหตุร้ายในที่ทำงาน อาจส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์และความน่าเชื่อถือขององค์กรได้

4 ทริกคัดเลือกพนักงานใหม่ให้แม่นยำและมีประสิทธิภาพ

วิธีการคัดเลือกพนักงานเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้ได้คนใหม่ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและตรงกับที่องค์กรต้องการ โดยเริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ อย่างการวางรากฐานในการคัดเลือกไปจนถึงการเช็คประวัติบุคคลจากชื่อและนามสกุลอย่างละเอียด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งมีทั้งหมด 4 ทริกด้วยกัน ดังนี้

1. กำหนดลักษณะของงานให้ชัดเจน

ก่อนที่จะเริ่มขั้นตอนการคัดเลือกพนักงาน อันดับแรกเจ้าหน้าที่ HR ต้องกำหนดลักษณะของงานที่ต้องการอย่างชัดเจนให้ได้ก่อน ซึ่งประกอบด้วย

• การวิเคราะห์ตำแหน่งงาน: ทำความเข้าใจอย่างละเอียดเกี่ยวกับบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบ และเป้าหมายของตำแหน่งงาน เพื่อให้สามารถกำหนดคุณสมบัติของผู้สมัครที่เหมาะสมได้อย่างถูกต้อง

• การสร้าง Job Description ที่ครอบคลุม: จัดทำรายละเอียดของตำแหน่งงาน (Job Description) ที่ชัดเจนและครอบคลุม โดยระบุคุณสมบัติ ทักษะ และประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับผู้สมัคร เพื่อดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และช่วยให้กระบวนการ การคัดเลือกพนักงาน มีประสิทธิภาพมากขึ้น

• การกำหนด Core Competencies: กำหนดสมรรถนะหลัก (Core Competencies) หรือคุณลักษณะที่สำคัญขององค์กรที่ต้องการให้ผู้สมัครมี เช่น ความคิดสร้างสรรค์ การทำงานเป็นทีม หรือภาวะผู้นำ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่ได้รับการคัดเลือกนั้นมีค่านิยมและวัฒนธรรมที่สอดคล้องกับองค์กร

เมื่อกำหนดลักษณะของงานได้แล้ว ก็จะเป็นแนวทางในการกำหนดคุณสมบัติของพนักงานใหม่ที่ต้องการอย่างชัดเจนได้ว่า ต้องเป็นคนที่เชี่ยวชาญในทักษะด้านอะไร การศึกษาระดับไหน จบจากคณะอะไร ต้องมีประสบการณ์ทำงานด้านนี้กี่ปี รวมถึงความสามารถเฉพาะบางอย่าง เช่น การทำงานนอกสถานที่ได้ การทำงานในเวลาที่ยืดหยุ่น การรับความกดดันในที่ทำงานได้ดี เป็นต้น คุณสมบัติของพนักงานใหม่นี้เองจะเป็นเครื่องคัดกรองผู้สมัครงานใหม่ชั้นดีเลยทีเดียว

2. สร้างกลยุทธ์สัมภาษณ์ที่เข้มงวด เพื่อการคัดเลือกพนักงานที่แม่นยำ

เมื่อเจ้าหน้าที่ HR กำหนดลักษณะงานและคัดเลือกผู้สมัครงาน (Candidate) จำนวนหนึ่งมาได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปของการคัดเลือกพนักงานคือ “การสัมภาษณ์ผู้สมัคร” เพื่อคัดกรองผู้สมัครที่เหมาะสมอีก 1 ขั้น ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญที่สามารถประเมินความเหมาะสมของผู้สมัครงานด้านต่าง ๆ นอกเหนือจากข้อมูลที่ปรากฏใน Resume ได้ หากองค์กรต้องการพนักงานที่ตรงในนั้น ต้องวางกลยุทธ์สัมภาษณ์งานที่เข้มงวดและได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต้องการพิจารณาพนักงานใหม่ครอบคลุมทุกมิติ

สำหรับการการสัมภาษณ์งานให้ได้พนักงานคุณภาพ เจ้าหน้าที่ HR จะต้องเตรียมหมวดหมู่คำถามสัมภาษณ์งานที่หลากหลาย เพื่อเป็นตัวช่วยในการพิจารณาคุณสมบัติต่าง ๆ ของผู้สมัครงาน เช่น 

• Behavioral Interview: สัมภาษณ์โดยเน้นที่พฤติกรรมในอดีตของผู้สมัคร เพื่อประเมินความสามารถในการรับมือกับสถานการณ์ต่างๆ

• Situational Interview: สัมภาษณ์โดยตั้งคำถามเกี่ยวกับสถานการณ์สมมติ เพื่อประเมินความสามารถในการแก้ไขปัญหาและการตัดสินใจ

• Technical Interview: สัมภาษณ์เพื่อประเมินความรู้และทักษะทางเทคนิคที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน

นอกจากนี้ การฝึกฝนทักษะการฟังอย่างตั้งใจ และจดบันทึกข้อมูลสำคัญระหว่างการสัมภาษณ์ก็เป็นสิ่งสำคัญที่เจ้าหน้าที่ HR ต้องปฏิบัติด้วย เพื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ในการประเมินผู้สมัครได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วน และคัดเลือกผู้สมัครได้แม่นยำมากขึ้นนั่นเอง

3. สังเกตพฤติกรรมระหว่างสัมภาษณ์

นอกจากการเลือกคำถามที่เหมาะสม และมีการสัมภาษณ์ผู้สมัครที่เข้มงวดแล้ว อีกหนึ่งสิ่งที่เจ้าหน้าที่ HR ไม่ควรมองข้ามคือ การสังเกตพฤติกรรมต่าง ๆ ของผู้สมัครระหว่างการสัมภาษณ์งาน โดยให้สังเกต

• ภาษากายและทัศนคติของผู้สมัคร: สังเกตภาษากาย เช่น การสบตา น้ำเสียง และท่าทางของผู้สมัคร ซึ่งสามารถบ่งบอกถึงความมั่นใจ ความกระตือรือร้น และความจริงใจ นอกจากนี้ ทัศนคติของผู้สมัครที่มีต่องานและองค์กรก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม

• การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า: ตั้งคำถามที่ต้องให้ผู้สมัครคิดและตอบในทันที เพื่อประเมินความสามารถในการคิดวิเคราะห์ การตัดสินใจ และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า

• ทักษะการสื่อสารและการปฏิสัมพันธ์: ประเมินความสามารถในการสื่อสารอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ รวมถึงทักษะในการสร้างความสัมพันธ์และทำงานร่วมกับผู้อื่น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานในองค์กร

รวมถึงการวางบุคลิกของผู้สมัครด้วย เช่น หากเป็นตำแหน่งงานบริการควรดูว่าผู้สมัครมีบุคลิกภาพที่ดี เหมาะสมที่จะบริการลูกค้าขององค์กรหรือไม่ หรือถ้าอยากทดสอบการมีปฏิสัมพันธ์ของผู้สมัครอาจให้ผู้สมัครลองนั่งใกล้ ๆ กับพนักงานในองค์กร เพื่อประเมินว่าคนนี้สามารถเข้ากับทีมงานได้หรือไม่

4. หลังการคัดเลือกพนักงานใหม่ ตรวจประวัติผู้สมัครก่อนเริ่มงานให้ชัวร์

ก่อนที่จะตัดสินใจจ้างงาน หลังจากที่ผ่านการคัดเลือกพนักงานใหม่มาหลายกระบวนการนั้น การตรวจประวัติผู้สมัครเป็นขั้นตอนสำคัญที่มีสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรได้มากมาย นั่นคือ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับองค์กร และสร้างความมั่นใจได้ว่า ผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกคนนี้เป็นคนดี มีคุณภาพ เหมาะสมกับตำแหน่งงานนี้จริง ๆ เพราะการได้พนักงานที่มีประวัติอาชญากรรม หรือมีประวัติที่ไม่เหมาะสม อาจสร้างผลกระทบต่อองค์กร ตั้งแต่ภาพลักษณ์ ชื่อเสียง รวมถึงความปลอดภัยของพนักงานในองค์กรอีกด้วย โดยจะต้องตรวจประวัติพนักงานให้ครอบคลุมทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็น

• การตรวจสอบประวัติการทำงาน: ติดต่ออดีตผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงานของผู้สมัคร เพื่อยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงาน ความรับผิดชอบ และผลงานที่ผ่านมา

• การตรวจประวัติอาชญากรรม: ในบางตำแหน่งงาน หรือตามนโยบายขององค์กร การเช็คประวัติอาชญากรรมของผู้สมัครอาจเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อความปลอดภัยขององค์กรและพนักงานคนอื่น ๆ โดยสามารถเช็คประวัติบุคคลจากชื่อและนามสกุลด้วยการเช็คประวัติอาชญากรรมออนไลน์ เพื่อให้มั่นใจในความถูกต้องของข้อมูล

• การตรวจสอบ Reference Check: ขอข้อมูลอ้างอิงจากบุคคลที่สามที่สามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติและศักยภาพของผู้สมัครได้

การตรวจประวัติพนักงานก่อนเริ่มงานนั้นหลายองค์กรมักจะตรวจกับหน่วยงานรัฐ ซึ่งใช้เวลาในการดำเนินการประมาณ 7-14 วัน อีกทั้งยังต้องจองคิวตรวจประวัติอีกด้วย เพราะเหตุนี้ จึงได้มี AppMan Background Checker บริการตรวจประวัติพนักงานที่สามารถตรววจสอบได้ 7 รูปแบบประวัติ สำหรับประวัติอาชญากรรมจะใช้วิธีตรวจประวัติอาชญากรรมออนไลน์ 100% ด้วยเทคโนโลยีการตรวจสอบที่ทันสมัย ทำให้เจ้าหน้าที่ HR ไม่ต้องรวบรวมเอกสาร หรือเดินทางไปตรวจด้วยตนเอง ไม่ต้องจองคิว และยังทราบผลการตรวจที่รวดเร็วกว่าเดิม 

ความท้าทายและข้อควรระวังใน การคัดเลือกพนักงาน

แม้ว่า 4 ทริกคัดเลือกพนักงานใหม่จะช่วยให้ได้คนทำงานที่เหมาะสมกับตำแหน่งจริง ๆ ก็ตาม แต่ทั้งนี้ การคัดเลือกพนักงานก็ยังมีความท้าทายและความซับซ้อนที่ HR ควรระวัง ดังนี้

• อคติในการคัดเลือก (Bias): HR ควรตระหนักถึงอคติที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการคัดเลือกพนักงาน เช่น อคติทางเพศ อายุ หรือเชื้อชาติ และพยายามลดผลกระทบของอคติเหล่านี้ให้เหลือน้อยที่สุด

• การสร้างประสบการณ์ที่ดีให้ผู้สมัคร: สร้างกระบวนการคัดเลือกพนักงานที่เป็นมืออาชีพ มีประสิทธิภาพ และให้ข้อมูลที่ชัดเจนแก่ผู้สมัคร เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร

• กฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง: ปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานอย่างเคร่งครัด เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น

สรุป

จะเห็นได้ว่าการคัดเลือกพนักงานให้มีประสิทธิภาพเป็นเรื่องสำคัญที่ช่วยให้องค์กรได้คนทำงานที่เหมาะสมอย่างแท้จริง ช่วยเพิ่มผลผลิต ลดค่าใช้จ่าย สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ดี และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์กรในระยะยาว โดย 4 ทริกคัดเลือกพนักงานใหม่ที่เราได้บอกไปนี้มีกระบวนการที่ต้องใช้เวลา ความพยายาม และความใส่ใจในรายละเอียด แต่ผลลัพธ์ที่ได้คือการลงทุนที่คุ้มค่าสำหรับอนาคตขององค์กรเลยทีเดียว ดังนั้น เจ้าหน้าที่ HR ควรให้ความสำคัญกับการคัดเลือกพนักงาน และสามารถนำไปปรับใช้กับการสรรหาพนักงานใหม่ได้อย่างดี องค์กรจึงจะสามารถสร้างทีมงานที่มีคุณภาพ และดำเนินงานถึงเป้าหมายที่วางไว้ได้